歓送迎会も仕事のうち!英語での対応の仕方は??

一緒に仕事をすることになった人を温かく迎えたり、今までお世話になった人をお送りしたりするのに欠かせない歓送迎会。

外資系にお勤めの方(以下「私」)から、歓送迎会のマナーや英語での対応の仕方について、アドバイスをいただきました。

歓送迎会は勤務時間内に

外資系に勤めていれば多いのが人の出入りです。

日本でもすでに崩壊しつつありますが、終身雇用という意識を持たない外国人は、頻繁に転職したり引っ越ししたりします。もちろん異動、転勤、海外赴任、駐在者の帰国など、その動きは様々ですが、その都度日本でいう歓送迎会のようなものを開きます。

しかし、仕事後の時間はプライベートの時間なので、あくまでこういった行事は勤務時間中に実施することが大変多いように思います。勤務時間中に実施するのだから、出勤していれば都合が悪い人もいないわけですね。

招待状が職場のメールで来る場合がほとんどで、大体が

Invitation for a farewell lunch for John

(ジョンのフェアウェルランチへのご招待)

Please join us in congratulating John for his new role!

(ジョンの新しい出発を一緒にお祝いしましょう!)

 

などと書いてあります。そして、本人に内緒で実施する場合は、Surprise Party(サプライズパーティ)と呼ばれ、メール本文やタイトルに、

 

Shhhhhh!!!!  This is a surprise farewell party for John!

(シーーーーッ!ジョンのサプライズフェアウェルパーティへの招待です!)

 

などと書いてあり、本人には知られないように準備していることを強調しているものもあります。

私が以前に勤めていた日本の会社では、歓送迎会は金曜日の仕事の後、と決まっていましたから、個人的な予定が入れられず、困ったことがよくありましたが、外資系の会社では、金曜日の夜に仕事がらみの飲み会を予定しても、誰も来ないことさえあることを知りました。

 

メールのマナーあれこれ

ちなみに、全文大文字で書いてある英語の文章というのは、相手に大きい声で怒鳴っているのと同じ意味だ、ということなのです。私の経験ですが、とある人物から、全文英語の大文字でメールが送られてきたことがありました。何かについてのクレームのメールでしたが、それを見た私の上司はたいそう怒って、「私の部下に全文大文字でメールを送ってくるとは!これは面と向かって怒鳴りつけているのと同じ、大変失礼なことだ!どんな理由があっても、決してやってはいけないマナー違反だ!」とメールを送り返してしまい、私を擁護してくれたことがありました。私はと言えば、全文大文字だなーと思ったくらいで、さほど気にしていなかったので、ブチ切れた上司に、逆にビックリしました。

 

RSVPってなに?

イベントやレセプションの招待状の最後に、よくRSVP by 8/15 Fridayなどと書いてあります。

これは、フランス語から来ていてrépondez s’il vous plaîtの頭字語、英語ではplease respond(出欠をお知らせください)の意味です。

この場合、出席するしないにかかわらず、返事がほしいということですので、

欠席しなければならない場合は、

I kindly decline this invitation as I have other commitments.

(ほかに予定がありますので、欠席させていただきます)

 

出席できる場合は、

I accept this invitation with pleasure.

(喜んで出席いたします)

 

などと返事をし、親しい知人の結婚式などの招待状であれば、一言おめでとうと添えるのもよいでしょう。こんな風に

Congratulations on your big day, I am very excited to take part in this very important day!

(素晴らしい日を迎えるのですね、おめでとう。その大切な日にご一緒できることをとてもうれしく思います)

 

また、招待状の中には、RSVPではなく、Regrets onlyと書いてある場合があります。これは、欠席する場合だけ知らせしてほしいということですから、出席できる場合アクションは必要なく、当日出席するだけでオッケーです。

フェアウェル、ウェルカムパーティだけでなく、

Wheels up Party

(VIPが帰国して、やっと大変な仕事が終わった後、VIPが乗った飛行機が飛んだという意味でWheels up),

No Host Social

(ホストなし、つまりみな自分で支払いをする飲み会)、

などなど様々な名前で飲み会が行われていました。

 

私の職場では、フェアウェル/ウェルカムパーティは4時以降に開催する場合はお酒もOKで、飲んでそのまま帰るスタイルでした。たいていは軽くいっぱいひっかけて、早めに家に帰るようです。

お祭り好きのアメリカ人は、好きなフットボールチームのジャージを着てくる日や、得意料理を持ってきてみんなでランチで食べる日、などなど、どんなことでも楽しむのが本当に上手だなぁと思います。

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